Agenda: virtual ou de papel? Qual delas é mais eficaz na organização da sua rotina?

16 jun Agenda: virtual ou de papel? Qual delas é mais eficaz na organização da sua rotina?

A agenda é um instrumento muito utilizado pelas pessoas, para poder marcar compromissos e criar lembretes. Esse tipo de auxilio é muito utilizado no trabalho e para tarefas diárias.

Apesar de a agenda em papel ter marcado a vida de muita gente, com o avanço da tecnologia, já é possível substituí-la por uma versão virtual, geralmente vista em smartphones.

Hoje em dia, encontramos as duas versões de agenda, permitindo que as pessoas escolham aquela que atenda a sua demanda com mais eficiência. Mas você sabe qual dessas opções é a melhor para manter a sua rotina sempre em ordem? Se não, algumas dicas podem te ajudar no momento de escolher a sua nova companheira de compromissos.

Agenda de papel

Essa é a versão mais antiga desse tipo de item. Ela é muito utilizada até os dias de hoje, já que muitas pessoas não abrem mão desse tipo de ajuda.

Geralmente, as agendas de papel são feitas em forma de cadernos, com os dias do ano, esse tipo de organização ajuda você a marcar os seus eventos e compromissos nas datas corretas que eles irão ocorrer, evitando que você confunda ou perca a sua atividade.

Você pode encontrar agendas de papel das mais diversas formas e tamanhos, ou seja, elas podem ser usadas em escritórios e em casa ou até mesmo serem levadas na bolsa, em um tamanho mais compacto, para o caso de emergências surgirem.

Além do seu tamanho, as agendas de papel podem ser encontradas em tipos diferentes, dentre eles estão a diária, a semanal e a

mensal.

Agenda digital

Por outro lado, as agendas digitais podem ser facilmente encontradas em smartphones, computadores e tablets. Apesar de ser uma versão digital, esse tipo de agenda possui a mesma funcionalidade que as feitas de papel.

Porém, assim como qualquer outra coisa na versão digital, existem muitos comandos que facilitam a função da agenda, como por exemplo, alertas que são emitidos quando um compromisso está para começar ou apenas para te lembrar que naquele dia você possui eventos salvos.

As agendas digitais permitem que você altere o tipo de marcação, sem precisar passar pelo processo de comprar outra, como acontece no caso das que são feitas de papel.

Agenda diária, semanal e mensal. Qual a diferença?

Como vimos anteriormente no post, existem três tipos de agendas de papel: a diária, a semanal e a mensal. Mas você sabe qual a diferença entre elas e quais são seus prós e contras? Se não, vamos te ajudar a tirar essa dúvida, para que você possa escolher aquela que mais atende as suas necessidades.

Agenda diária: essa agenda é dividida em uma página por dia. Geralmente, essa versão também possui os horários, o que também ajuda a separar cada compromisso em dias que você precise marcar mais de um.

Porém, em contrapartida, pelo fato de a agenda possuir uma página por dia, ela é mais volumosa e pesada, o que pode acabar impedindo dela ser levada na bolsa.

Agenda semanal: esse tipo de agenda possui uma divisão da semana toda por cada página dela. Dessa forma, você consegue marcar todos os seus compromissos daqueles dias e mantê-los sempre organizados, já que terá uma visibilidade melhor.

Apesar de ter uma boa divisão, é preciso ter uma boa organização e atenção, já que você pode acabar se esquecendo de alguns compromissos, por confundir os dias marcados.

Agenda mensal: apesar de não ser dividida em dias e horários, você tem uma forma mais fácil de marcar compromissos que ocorrerão daqui alguns meses. O ideal é que você sempre marque o dia que ele ocorrerá naquele mês, para que nenhum evento passe despercebido.

Por conta de ser uma agenda com uma página para cada mês do ano, ela é bem mais compacta do que as outras, sendo a melhor opção para levar na bolsa.

Porém, pelo mesmo motivo de apenas uma página ser destinada para cada mês, pode ser que você não consiga marcar todos os compromissos que possui, por conta do espaço reduzido.

As agendas mensais e semanais também podem ser conhecidas como planner.

Vantagens de escolher usar uma agenda digital

Com o avanço da tecnologia, é muito comum ver as pessoas substituindo as ferramentas antes manuais, pelas suas versões digitais e isso também ocorre com as agendas.

Esse tipo de substituição só ocorre, pois esses novos elementos trazem diversas facilidades para o nosso dia a dia, tornando ações da nossa rotina mais simples e rápidas.

Apesar de praticamente toda a população mundial possuir smartphones e computadores, nem todo mundo conhece as vantagens de utilizar a agenda digital e nem todas as funcionalidades que essa ferramenta oferece.

• Espaço: uma agenda digital não possui um espaço delimitado para você marcar todos os seus compromissos e lembretes. Isso facilita, e muito, para quem possui muitas tarefas para se recordar.

Uma agenda digital permite que você marque compromissos sem um limite, podendo marcar lembretes para os mesmos horários, por exemplo.

• Alertas: outra funcionalidade das agendas digitais é os alertas que você pode configurar. Esse tipo de auxilio pode ser acionado em forma de alarme no seu smartphone ou no seu computador.

Os alertas são usados para lembrar os eventos com a antecedência que você preferir, uma hora antes do inicio do compromisso, por exemplo.

• Aparência: nas agendas digitais você pode alterar a aparência de cada um dos compromissos que você marcou. Essa mudança pode ser feita com cores, te ajudando a organizar cada um dos seus eventos.

Para quem divide a agenda (com atividades dos filhos, por exemplo), pode fazer com que os seus compromissos sejam de uma cor e o das crianças de outra. Dessa forma, você conseguirá fazer com que nenhum dos eventos seja confundido ou perdido.

• Compartilhamento: se você possui um tipo de rotina que precisa ser dividida com outras pessoas, seja no trabalho ou em casa, então, a agenda digital pode te ajudar.

Você pode fazer com que a sua agenda e compromissos fiquem visíveis para outras pessoas. Além disso, também é possível permitir que usuários que recebem suas anotações possam alterar datas e lembretes.

Esse tipo de ferramenta é muito utilizada para marcar reuniões de trabalho com os membros da equipe.

• Compacta: como as agendas digitais estão presentes em nossos celulares, elas podem ser levadas para todos os lugares que o aparelho for.

Diferente das agendas de papel, a versão digital não ocupa espaço e nem pesa dentro da sua bolsa.

• Offline: apesar de sempre que pensarmos em algo digital, lembrarmos da internet, a maioria das agendas de celulares não precisam de conexão para serem acessadas ou alteradas.

Isso permite que você verifique os seus compromissos e receba lembretes mesmo em lugares que não possuam nenhum tipo de acesso á internet.

Existem três tipos de perfis de organização com agendas

A escolha do tipo de agenda que será usada deve ser definida de acordo com o perfil da pessoa e da necessidade que ela apresenta, considerando quem necessita marcar mais compromissos, por exemplo.

Porém, existem perfis de pessoas que podem ser observados e eles são divididos em três tipos:

• Tradicionais: esse é o grupo de pessoas que não abre mão das agendas tradicionais. Seja por questões de organização ou costume, elas mantém todos os seus compromissos escritos.

Essas pessoas, muitas vezes, sentem que escrever os seus lembretes ajuda a manter a memória fresca, evitando que alguns eventos caiam no esquecimento.

Engana-se quem pensa que esse grupo só conta com pessoas mais velhas. Muitos jovens também optam por esse tipo de anotação.

• Misto: como o próprio nome diz, esse grupo é composto por pessoas que são adaptas aos dois tipos de agendas, tanto as de papel, quanto as digitais.

Geralmente, essas pessoas usam os celulares e computadores para agendar compromissos que necessitam de alertas, enquanto as agendas de papel são usadas para marcar os lembretes dos eventos que irão ocorrer.

• High Techs: por último existe o grupo de pessoas high techs. Elas são aquelas que se adaptam aos meios digitais, substituindo completamente tudo o que for manual, como as agendas de papel, por exemplo.

Essas pessoas não abrem mão das agendas digitais por nenhum outro tipo de ferramenta e acreditam que essa versão é a mais eficaz e funcional, quando se trata de compromissos.

Separe as agendas

Se você é do tipo de pessoa que gosta de utilizar agendas para organizar os compromissos pessoais ou profissionais, lembre-se de sempre possuir uma agenda para cada uma das ocasiões.

Isso porque se você tem o costume de marcar todos os eventos juntos, mesmo que não sejam seqüenciais, pode acabar correndo o risco de se confundir e não ter noção de qual compromisso deve ser feito durante o seu expediente ou apenas quando estiver em casa.

Possuir uma agenda em casa e outra no trabalho é a melhor forma de evitar correr esse tipo de risco.

Se você sempre leva a sua agenda profissional para casa, escolha modelos diferentes, para que sejam mais fáceis de distinguir.