01 jun Como manter a mesa do escritório organizada?
É muito comum que as pessoas acabem passando mais tempo trabalhando, do que em sua própria casa, resolvendo problemas e atendendo demandas e, por conta disso, é muito importante sempre manter a mesa do escritório organizada.
A bagunça e a desorganização podem acabar sendo as responsáveis por atrapalhar a sua produção durante o seu período de trabalho.
Apesar de algumas pessoas não se importarem com esse tipo de situação, quando não mantemos a mesa de escritório organizada acabamos nos sentindo sobrecarregados, pois nosso cérebro acaba entendendo que aquela bagunça é um serviço extra a ser resolvido.
Portanto, para que seu trabalho sempre flua da forma correta, sem causar estresse desnecessário e reduzir a tensão do dia a dia, sempre mantenha a sua mesa do escritório organizada e limpa.
Como organizar a mesa do escritório?
Existem alguns hábitos que podemos ter para evitar que a mesa do escritório acabe ficando bagunçada.
Todos esses costumes podem ser aplicados durante a nossa rotina de trabalho. Mesmo para quem possui algum tipo de dificuldade para fazer esse tipo de tarefa.
1. Organize toda a papelada: é muito comum que a maioria das pessoas possua diversos papéis de relatórios e serviços. Porém, quando lidamos com uma grande quantidade de documentos, acabamos tendo a tendência de fazer uma grande bagunça com eles.
Para evitar esse tipo de problema, o ideal é que esses papéis sejam separados, mantendo apenas aqueles que são realmente necessários. Após isso, classifique-os de acordo com o assunto tratado neles e guarde em pastas com a separação correta.
Não se esqueça de etiquetar todas as pastas, para facilitar no momento que precisar encontrar algum documento especifico.
Se algum documento necessitar estar sempre á vista, opte por um organizador de papéis de mesa, para que eles não fiquem espalhados por ela.
2. Use as gavetas com sabedoria: a maioria das mesas de escritório possui gavetas, porém, devemos sempre mantê-las com itens realmente necessários.
Isso porque é muito comum que as pessoas acabem acumulando objetos e papéis que não têm tanta utilidade dentro das gavetas disponíveis na mesa o que pode acabar ajudando o surgimento da bagunça.
Esse tipo de situação ocorre pois quando as gavetas estão ocupadas com objetos desnecessários, perdemos esse espaço para guardar as coisas que realmente precisamos, nos obrigando a deixá-las em cima da mesa, por exemplo.
3. Opte por uma lixeira ao lado da mesa: manter uma lixeira sempre perto da sua mesa te ajudará a evitar deixar lixos em cima da mesa, para quando formos levantar para ir até a lixeira.
Se você manter uma lixeira ao lado da sua mesa de escritório, não precisará se preocupar em acumular lixo e nem parar a sua produção durante o trabalho para jogá-los fora.
4. Use um porta-canetas: optar por manter um porta-canetas em cima da mesa do escritório é a melhor forma de evitar que todos os seus lápis e canetas fiquem espalhados por ela.
Existem diversos modelos, tamanhos e formatos diferentes dos porta-canetas, o que permite que você encontre o objeto que mais combine com a decoração do seu escritório.
5. Organiza os cabos: carregadores de computador e celular, cabo de internet, cabo de energia e muitos outros, podem estar presentes em um escritório, para garantir o uso de todos os equipamentos.
Porém, se os cabos não forem corretamente organizados, podem acabar se tornando um grande pesadelo. Pois além de se enroscarem, eles ocupam muito espaço, principalmente se estiverem na mesa ou jogados no chão próximo á ela.
Uma boa forma de organizá-los é mantê-los enrolados, com etiquetas e dentro de uma caixa sempre quando não estiverem sendo usados. Os cabos que estiverem em uso devem ser mantidos enrolados na sua extensão, para evitar que enrosquem ou ocupem espaço desnecessário na mesa.
6. Tenha um móvel de apoio: se você possui muitos documentos, papéis e revistas pode optar por ter um móvel de apoio ao lado da sua mesa de escritório.
Um móvel de apoio possui um tamanho mais reduzido e pode ser encontrado com ou sem rodinhas, além de ter diversos modelos, e alguns deles, é feito de várias prateleiras para separar cada um dos objetos que precisam ser guardados no móvel.
7. Adote os murais: o uso de murais em frente á mesa é uma boa forma de ter onde colocar lembretes e avisos, para que eles estejam sempre á vista e não se percam em meio ao restante dos objetos que ficam no móvel.
Os murais podem ser feitos de diversas formas, como placas de metal para prendê-los com imãs ou quadros de cortiça para prendê-los com tachinhas. Esse tipo de expositor podem, inclusive, serem feitos em casa, com materiais recicláveis e bem baratos.
Sempre organize sua mesa do escritório quando finalizar o dia de serviço
Ter o hábito de arrumar a mesa do escritório todos os dias, quando o trabalho terminar, é uma das melhores formas para evitar que a bagunça domine o ambiente.
Mesmo em dias que você se sentir muito esgotado, faça um esforço para organizar os papéis e objetos antes de voltar para casa. Dessa forma, você terá uma mesa totalmente arrumada no dia seguinte, permitindo que o seu trabalho seja iniciado sem estresse.
Com o tempo, esse tipo de atitude se tornará corriqueira, fazendo parte da sua rotina, o que fará com que você não se esqueça de fazê-la ou que a deixe para depois.
A limpeza é muito importante
Enganam-se quem pensa que a desorganização só é considerada quando os itens na mesa estão todos espalhados e bagunçados.
A falta da rotina de limpeza também é um fator muito importante para que a sua mesa do escritório esteja sempre organizada. Isso porque a sujeira acumulada pode ser responsável por dar a sensação de que o ambiente está mais bagunçado do que realmente está.
Para evitar esse tipo de situação, crie uma rotina de limpeza para o seu escritório, seja uma ou duas vezes por semana.
Limpe o teclado do computador, a tela, os objetos que ficam em cima da mesa e a superfície do móvel. Lembre-se de retirar todos os itens da gaveta e tirar a poeira de dentro dela.
Mesas de escritório em casa exigem mais atenção
Poucas pessoas já notaram, mas quando temos um escritório em casa ou um cantinho que usamos para trabalhar, devemos ter mais atenção com ele, do que em uma sala comercial.
Isso porque um escritório em casa faz parte do restante da residência, o que exige certo esforço, para que todos os seus ambientes estejam sempre arrumados e limpos.
Principalmente em casos de um escritório improvisado no canto da sala ou do quarto, devemos fazer com que a mesa de trabalho esteja sempre organizada, para que o cômodo não fique com a aparência de bagunça só por conta daquele espaço.
Utilize as paredes
Uma boa forma de manter a mesa do escritório organizada e sem acúmulo de objetos, é aproveitar o espaço de uma parede próxima.
Seja ao lado ou em frente à mesa, você pode aproveitar para elevar alguns objetos e evitar que eles acabem ocupando todo o móvel. Optar por esse tipo de organização irá impedir que a evolução do trabalho seja atrapalhada por conta de muitas informações ao redor do computador e dos documentos.
Você pode usar organizadores, porta-objetos e até prateleiras para acomodar as peças que não precisar ter em cima da sua mesa de escritório.
Outra boa forma de ocupar uma parede próxima á mesa do seu escritório é com um planner, com isso você poderá ter um organizador de tarefas, sem que precise usar o espaço no móvel.
Os enfeites devem ser moderados
Muitas pessoas adoram usar enfeites na mesa do escritório, para dar á ela um aspecto mais pessoal e alegre. Porém, assim como qualquer outra coisa, devemos ter moderação no momento de enfeitar o nosso canto do trabalho, pois menos, é mais.
O ideal é que você use apenas os objetos que mais goste e que não ocupem muito espaço da mesa para que eles não poluam visualmente o ambiente e nem deixe o móvel com um a idéia de que está bagunçado.
Uma plantinha ou um porta-retrato de alguém especial podem ser ótimas opções para enfeitar uma mesa de trabalho, sem que ela acabe se tornando um foco de bagunça e objetos desnecessários.
Aplique a metodologia dos 5s em sua rotina
A metodologia dos 5s foi desenvolvida no Japão e ela tem como principal objetivo ajudar a melhorar a qualidade dos processos, produtos e serviços da empresa e pode ser usada por qualquer pessoa em sua rotina.
• Senso de utilização: essa prática constitui em separa as coisas úteis das desnecessárias, para que elas não atrapalhem o processo de trabalho;
• Senso de organização: manter as coisas em seu devido lugar, após uma vez definido;
• Senso de limpeza: manter o ambiente limpo e evitar ao máximo que ele fique sujo;
• Senso de saúde e higiene: essa prática é ligada com o restante dos itens, pois eles manterão a sua saúde e higiene sempre em primeiro lugar;
• Senso de disciplina: mantenha a rotina dos padrões de limpeza e organização que forem escolhidos.