02 dez Como organizar e setorizar a papelada do seu escritório?
Organizar e setorizar a papelada do seu escritório é muito importante, pois isso ajuda no momento de procurá-los, além de evitar que a casa fique sempre bagunçada, com papéis espalhados por todo o lado.
Se livrar de documentos que já não são mais úteis também ajuda, e muito, a manter a organização e otimizar seu tempo.
Pois quanto menos documentos você tiver, mais fácil será de localizar aquele que necessita no momento.
Manter todos os documentos guardados e organizados também traz a sensação de que o espaço onde eles estão guardados é muito maior do que quando eles estão bagunçados.
Apesar de parecer um trabalho chato e cansativo, manter os documentos organizados pode ser mais fácil do que se pensa. Basta seguir algumas dicas e ter bastante atenção aos detalhes.
Além disso, uma vez que a organização é feita, você conseguirá manter a papelada sempre arrumada tendo disciplina e evitando que a bagunça tome conta do seu escritório novamente.
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Quais etapas seguir para organizar a papelada do escritório?
Quando arrumamos os documentos e papéis pela primeira vez, alguns passos devem ser feitos, para que o processo tenha resultado prolongado e não apenas naquele momento.
A forma mais fácil de ter resultados nesse primeiro momento é usando a técnica de triagem e separação por categorias.
As dicas para realizar essa triagem são:
1. Descarte: o primeiro passo e um dos mais importantes é separar e descartar todos os documentos e papéis que já não são mais necessários.
Documentos que já passaram do prazo de serem guardados e papéis diversos devem ser jogados fora.
Se você é do tipo que acumula sem nem perceber, verá o quanto isso diminuirá a quantidade de documentos que você possui.
2. Setorize: após descartar todos os documentos e papéis desnecessários, chega o momento de setorizar todos aqueles que ainda precisam ser mantidos.
Para isso, siga algumas dicas que ajudarão a manter cada documento no seu devido lugar.
• Caixa de entrada: a caixa de entrada é usada para que todos os documentos e cartas que chegam para você sejam guardados nela.
É muito útil para quando uma conta chega e você precisa ler depois, pois se guarda na sua caixa de entrada, dificilmente esquecerá-se de pagá-la.
• Arquivos ativos: todos nós temos documentos e papéis que são mais acessados do que os outros e, por conta disso, eles devem ter um lugar especial para facilitar esse acesso.
Ter pastas com divisórias ajuda no momento de mantê-los separados, como por exemplo: uma divisória para contas em aberto, outra para garantias e notas fiscais válidas e assim por diante.
Ter uma pasta apenas para contas que já foram pagas e seus comprovantes, é importante para ter sempre à mão, caso seja necessário em algum momento ou situação.
Entre as divisórias de documentos de uso corriqueiro, tenha uma para encaixar papéis que tenham relação com algum projeto ou ocupação que ainda está em andamento.
• Documentação pessoal: esse é o tipo de documento mais importante que possuímos e são uns dos únicos que devemos guardar a vida inteira.
Se tratando de algo tão importante e que necessita ser preservado, os documentos pessoais devem ser guardados em um local seguro e confiável.
Um gaveteiro ou pastas com divisões são boas opções para guardar os documentos, sem prejudicá-los.
Enganam-se quem pensa que os documentos pessoais são apenas o RG, CPF e as certidões de nascimento e casamento.
Históricos profissionais e acadêmicos, documentos de imposto de renda, documentos de viagem e muitos outros papéis responsáveis por permitir que você tenha acesso a tudo, também fazem parte desse acervo de documentos.
Um erro bastante comum é manter os documentos de todas as pessoas da casa juntos. O correto é que cada um tenha o seu pequeno acervo, dessa forma, os documentos não se misturam.
• Arquivo morto: contas que já foram pagas e que não são mais desse ano, comprovantes bancários, comprovantes de pagamento feitos nos anos anteriores, tudo isso, deve ser transferido para o arquivo morto.
Todos os documentos que não precisam mais estar tão acessíveis como antes devem ser guardados nele.
Por ser uma das categorias mais usadas, o arquivo morto pode ser uma pasta com diversos compartimentos, gaveteiros ou armários.
Se você deseja ter um arquivo morto digital, para não ocupar tanto espaço com documentos físicos, aproveite seu computador para isso.
Uma boa forma de guardar seu arquivo morto no computador é digitalizando todos os documentos e depois descartando as cópias físicas.
Outra opção é solicitar que boletos e comprovantes bancários sejam feitos online, excluindo a necessidade de esperar uma carta chegar na sua casa ou acumular papéis demais.
Para evitar o acumulo de documentos desnecessários por muito tempo, faça uma revisão periódica de todos os papéis que estão guardados, pois nem todos precisam ser armazenados por muito tempo.
Algumas dicas podem facilitar no momento de saber quais documentos manter no arquivo morto e quais não:
Devem ser mantidos por um ano: canhotos de cartão de crédito e extratos bancários.
Devem ser mantidos por cinco anos: Impostos (IRPF, IPTU e IPVA), comprovantes de pagamento (luz, água, telefones, declarações anuais de quitação de débito, aluguel, cartão de crédito e outros serviços que necessitam de pagamento), contratos e seguros (de vida, carro e imóvel).
Devem ser mantidos por toda a vida: Documentos pessoais, passaportes, escrituras, holerites, carnês do INSS e testamentos.
Como organizar a mesa do escritório?
Existem alguns hábitos que podemos ter para evitar que a mesa do escritório acabe ficando bagunçada.
Todos esses costumes podem ser aplicados durante a nossa rotina de trabalho. Mesmo para quem possui algum tipo de dificuldade para fazer esse tipo de tarefa.
1. Organize toda a papelada: é muito comum que a maioria das pessoas possua diversos papéis de relatórios e serviços. Porém, quando lidamos com uma grande quantidade de documentos, acabamos tendo a tendência de fazer uma grande bagunça com eles.
Para evitar esse tipo de problema, o ideal é que esses papéis sejam separados, mantendo apenas aqueles que são realmente necessários. Após isso, classifique-os de acordo com o assunto tratado neles e guarde em pastas com a separação correta.
Não se esqueça de etiquetar todas as pastas, para facilitar no momento que precisar encontrar algum documento especifico.
Se algum documento necessitar estar sempre á vista, opte por um organizador de papéis de mesa, para que eles não fiquem espalhados por ela.
2. Use as gavetas com sabedoria: a maioria das mesas de escritório possui gavetas, porém, devemos sempre mantê-las com itens realmente necessários.
Isso porque é muito comum que as pessoas acabem acumulando objetos e papéis que não têm tanta utilidade dentro das gavetas disponíveis na mesa o que pode acabar ajudando o surgimento da bagunça.
Esse tipo de situação ocorre pois quando as gavetas estão ocupadas com objetos desnecessários, perdemos esse espaço para guardar as coisas que realmente precisamos, nos obrigando a deixá-las em cima da mesa, por exemplo.
3. Opte por uma lixeira ao lado da mesa: manter uma lixeira sempre perto da sua mesa te ajudará a evitar deixar lixos em cima da mesa, para quando formos levantar para ir até a lixeira.
Se você manter uma lixeira ao lado da sua mesa de escritório, não precisará se preocupar em acumular lixo e nem parar a sua produção durante o trabalho para jogá-los fora.
4. Organiza os cabos: carregadores de computador e celular, cabo de internet, cabo de energia e muitos outros, podem estar presentes em um escritório, para garantir o uso de todos os equipamentos.
Porém, se os cabos não forem corretamente organizados, podem acabar se tornando um grande pesadelo. Pois além de se enroscarem, eles ocupam muito espaço, principalmente se estiverem na mesa ou jogados no chão próximo á ela.
Uma boa forma de organizá-los é mantê-los enrolados, com etiquetas e dentro de uma caixa sempre quando não estiverem sendo usados. Os cabos que estiverem em uso devem ser mantidos enrolados na sua extensão, para evitar que enrosquem ou ocupem espaço desnecessário na mesa.
5. Tenha um móvel de apoio: se você possui muitos documentos, papéis e revistas pode optar por ter um móvel de apoio ao lado da sua mesa de escritório.
Um móvel de apoio possui um tamanho mais reduzido e pode ser encontrado com ou sem rodinhas, além de ter diversos modelos, e alguns deles, é feito de várias prateleiras para separar cada um dos objetos que precisam ser guardados no móvel.
6. Adote os murais: o uso de murais em frente á mesa é uma boa forma de ter onde colocar lembretes e avisos, para que eles estejam sempre á vista e não se percam em meio ao restante dos objetos que ficam no móvel.
Os murais podem ser feitos de diversas formas, como placas de metal para prendê-los com imãs ou quadros de cortiça para prendê-los com tachinhas. Esse tipo de expositor podem, inclusive, serem feitos em casa, com materiais recicláveis e bem baratos.
Mantendo sua mesa e sua papelada sempre organizada, você com certeza conseguirá encontrar documentos importantes com maior facilidade e o seu trabalho fluirá, sem que precise parar para arrumar os seus papéis.