25 mar Formas para arquivar documentos em seu escritório
Os documentos de um escritório são muito importantes para manter a ordem dos negócios e situações que acontecem durante o trabalho. Por conta disso, arquivar os documentos é uma tarefa extremamente necessária.
Esses documentos podem ser recebidos ou produzidos no próprio escritório e, geralmente, servem para comprovar atividades da empresa.
Apesar de parecer complicado manter um monte de papel organizado, se uma gestão de arquivamento for definida, o processo será mais fácil e prático.
Esse tipo de gestão de documentos é composta por um conjunto de procedimentos e técnicas que separarão com facilidade todos os tipos de documentos que o seu escritório pode possuir.
Se o arquivamento for um problema para você, vale a pena acompanhar algumas dicas que podem ajudar, e muito, no momento de organizar todos os documentos.
Como classificar os documentos?
Antes de qualquer tipo de organização, o primeiro passo é classificar os documentos, para saber quais deles valem à pena ou não arquivar.
O conteúdo dos documentos, ou seja, o assunto é o principal critério no momento de classificá-los.
O ideal é que documentos do mesmo assunto, ou processos que remetem a esse assunto sejam organizados no mesmo arquivo.
Como arquivar documentos?
Após a classificação ser feita, o arquivamento pode começar a ser feito.
Esse processo deve ser feito de forma correta, pois qualquer erro no momento de arquivar os documentos pode causar uma enorme confusão posteriormente.
Algumas etapas são importantes no momento de arquivar todos os documentos:
• Antes de colocar na pasta ou dossiê, verifique o motivo do arquivamento: nem todos os documentos precisam ser arquivados.
Se você acredita que aquele documento não tem mais serventia para o seu trabalho, desfaça-se dele, evitando o acumulo, pois isso poderá atrapalhar os documentos importantes.
• Procure documentos antecedentes: antes de colocar o documento na pasta, verifique se nela não há outros relatórios antecedentes, se houver, guarde o novo documento junto do antigo, mantendo uma “linha do tempo” do processo.
Se não houver nenhum documento antecessor, abra uma nova pasta para aquele relatório específico.
• Atente-se ao tipo de arquivamento escolhido: são diversas as formas que você pode arquivar um documento, dentre elas estão a ordem cronológica, a ordem alfabética e a ordem geográfica.
Isso é usado no momento de guardar as pastas de cada processo, pois auxilia no momento de encontrar um documento específico.
É importante lembrar que o arquivamento da ordem escolhida (alfabética, cronológica ou geográfica) deve ser seguida dentro da pasta, organizando os documentos e também no local onde as pastas com esses documentos serão guardadas, que podem ser gaveteiros ou armários.
Em quais categorias eu posso dividir os documentos do meu escritório?
Você pode dividir seus documentos em diversas categorias, de acordo com cada assunto tratado neles.
Porém, as cinco principais categorias são:
• Correspondência Pessoal;
• Comercial;
• Relatório;
• Artigo de Jornal ou Literatura Técnica;
• Administrativo.
A partir dessas divisões, é possível manter todos os documentos arquivados de forma prática e rápida.
Por outro lado, se você deseja reduzir ao máximo o número de pastas em seu escritório, opte pelas categorias base de arquivamento:
• Documentos/Contas pendentes: nessa categoria mantenha apenas os documentos que ainda não foram resolvidos ou as contas que ainda precisam ser pagas;
• Documentos essenciais: neste caso, os documentos essenciais são aqueles que são necessários pelos próximos três meses;
• Relatórios resolvidos: todos os documentos que já estiverem fechados e concluídos são arquivados nessa pasta.
Dicas para arquivar documentos
Se você já utiliza o método de arquivamento dos documentos do seu escritório de uma forma pessoas, mas deseja mantê-lo mais profissional para que todos os funcionários autorizados da empresa tenham acesso a eles, sem nenhum problema, algumas dicas podem te ajudar:
1. Mantenha seus documentos organizados na vertical: o hábito de empilhar os papéis pode acabar atrapalhando a produtividade do escritório.
O motivo para isso é que quando empilhamos os papeis, os que estão abaixo tendem a serem esquecidos e, no momento que forem precisos, levará um tempo muito grande para que consiga encontrá-los.
Uma boa dica é organizá-los nas suas pastas, de acordo com seu tema, e mantê-las na vertical.
Etiquetar as pastas também ajuda no momento de encontrá-las.
2. Não tenha medo de desapegar: documentos que já não possuem nenhum tipo de serventia para o escritório podem e devem ser jogados fora.
Um dos maiores fatores que resultam na desorganização de um escritório é o acúmulo de documentos desnecessários.
No momento de arquivar seus documentos, não tenha medo de jogar fora todos os papéis, revistas, jornais e panfletos que não têm nenhum benefício ao trabalho do escritório.
3. Fique atento ao prazo de validade documental: existem documentos que precisam ser guardados por um tempo indefinido, seja ele em pastas físicas ou em computadores.
Porém, também existem documentos que possuem um prazo de validade, que após esse dia, deve ser descartado para evitar o acúmulo de relatórios.
Quando o documento ainda está dentro da validade jurídica (como é chamada a sua data de validade), o seu portador tem como obrigação legal mantê-los em perfeitas condições de preservação.
Arquivos físicos podem ser etiquetados, para que demonstrem o tempo de expiração de cada documento. Já para os documentos computadorizados, opte por montar uma pequena tabela, para facilitar o acompanhamento de cada data e documento.
Alguns exemplos de documentos fiscais com prazo de validade:
• Livros fiscais;
• Nota fiscal de serviços;
• Boletins;
• Avisos;
• Autorizações;
• Termos de ocorrência;
• Editais;
• Cartas de pedidos de demissão;
• Acordos de compensação de horas.
É comum encontrar documentos que necessitam ser armazenados entre 5 e até 35 anos.
4. Opte por digitalizar os documentos: arquivar documentos na forma de digitalização é uma das formas mais fáceis que existem, além de otimizar espaço.
A digitalização é um dos meios mais atuais de arquivar documentos de escritórios, ela nada mais é do que a conversão de documentos físicos em formatos digitais.
Para isso, basta digitalizar em sua impressora todos os papeis que devem ser guardados e separá-los em pastas virtuais, sempre mantendo a ordem e as categorias, para facilitar no momento de procurar os documentos.
Digitalizar documentos também é uma ótima forma de aproveitar os espaços do escritório, pois após a digitalização, os documentos em papel podem ser descartados e assim, deixarão de ocupar um espaço que pode ser valioso no escritório.
5. Use microfilmagem: outra técnica que pode ser usada para arquivar documentos é a microfilmagem.
A microfilmagem consiste em um processo de gerenciamento e armazenamento de documentos, do qual utiliza a captação fotográfica.
Quando essa técnica é utilizada o tamanho e o volume dos arquivos são reduzidos, possibilitando que o armazenamento fique muito mais prático.
Outra vantagem que a microfilmagem oferece é a duração dos arquivos em relação aos documentos físicos, isso se da por conta de que os papeis são perdidos em questão de anos.
Já os documentos de microfilmagem, quando armazenados de forma correta, podem durar centenas de anos.
Como manter a organização dos documentos arquivados?
A parte mais difícil do arquivamento de documentos é mantê-los sempre organizados.
Isso porque as pessoas acabam perdendo toda a motivação para manter tudo em ordem, como eram no inicio.
Porém, esse tipo de atitude pode ser revertido com alguns hábitos que podem ser adotados por você e toda a sua equipe do trabalho.
• Tenha uma rotina de triagem: a rotina de triagem é onde o supervisor do departamento receba todos os documentos que deverão entrar ou sair do arquivamento.
Dessa forma, a pessoa responsável pelos relatórios da empresa sempre estará a par dos acontecimentos que envolvem os documentos arquivados.
• Gestão dos arquivos com senha: se você optou por ter documentos arquivados de forma digital, uma boa maneira de mantê-los seguros e organizados.
Hoje em dia existem plataformas de gestão de dados online, onde você cria senhas diferentes, que permitem o acesso de cada uma das pastas usadas no arquivamento.
Com esse tipo de recurso você também tem total controle de todas as pessoas que acessaram as pastas dos documentos.
• Crie o habito da organização: uma das principais maneiras de manter tudo organizado por um longo período é criando o hábito da organização.
O jeito mais prático para aderir a isso é acostumando-se a guardar os documentos no local indicado após cada uso.
Mantê-los na sua mesa ou outro lugar com o pensamento de que depois irá arrumá-los pode acabar fazendo com que você deixe-os de lado e quando perceber, tudo estará fora de ordem novamente.
Quais são os benefícios de arquivar documentos?
O trabalho de separar e arquivar os documentos e relatórios de um escritório é usado para trazer diversos benefícios para o ambiente de trabalho, como por exemplo:
• Traz economia de tempo e dinheiro: os procedimentos de arquivamento evitam o retrabalho de procurar os documentos todas as vezes que precisam ser usados, o que economiza o tempo de quem precisa dos documentos.
Com isso a empresa também consegue uma economia financeira muito visível, pois o processo evita que a empresa receba multas pelo descarte de documentos válidos.
• Otimiza espaço: com os documentos todos em ordem e fora das mesas, você e todos os colaboradores terão mais espaço para produzir e trabalhar.
Apesar de pensarmos que uma pilha de papel não atrapalha, quando ela some, vemos a diferença que se faz no ambiente.
• Ajuda na produtividade: quando um sistema de arquivamento existe, os funcionários que o utilizam sempre terão uma gestão documental mais organizada.
Isso porque a falta de organização faz com que as pessoas acabem se perdendo no que estavam fazendo, por conta de todos os documentos que precisam ser encontrados.
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