A importância de organizar documentos e jogar fora papéis que não são mais necessários arquivar

A importância de organizar documentos e jogar fora papéis que não são mais necessários arquivar

Organizar documentos é muito importante, pois isso ajuda no momento de procurá-los, além de evitar que a casa fique sempre bagunçada, com papéis espalhados por todo o lado.

Se livrar de documentos que já não são mais úteis também ajuda, e muito, a manter a organização e otimizar seu tempo.

Pois quanto menos documentos você tiver, mais fácil será de localizar aquele que necessita no momento.

Manter todos os documentos guardados e organizados também traz a sensação de que o espaço onde eles estão guardados é muito maior do que quando eles estão bagunçados.

Apesar de parecer um trabalho chato e cansativo, manter os documentos organizados pode ser mais fácil do que se pensa. Basta seguir algumas dicas e ter bastante atenção aos detalhes.

Quais passos seguir no momento de organizar os documentos?

Quando arrumamos os documentos e papéis pela primeira vez, alguns passos devem ser feitos, para que o processo tenha resultado prolongado e não apenas naquele momento.

A forma mais fácil de ter resultados nesse primeiro momento é usando a técnica de triagem e separação por categorias.

As dicas para realizar essa triagem são:

1. Descarte: o primeiro passo e um dos mais importantes é separar e descartar todos os documentos e papéis que já não são mais necessários.

Documentos que já passaram do prazo de serem guardados e papéis diversos devem ser jogados fora.

Se você é do tipo que acumula sem nem perceber, verá o quanto isso diminuirá a quantidade de documentos que você possui.

2. Classifique: após descartar todos os documentos e papéis desnecessários, chega o momento de classificar todos aqueles que ainda precisam ser guardados.

Para isso, siga algumas dicas que ajudarão a manter cada documento no seu devido lugar.

• Caixa de entrada: a caixa de entrada é usada para que todos os documentos e cartas que chegam para você sejam guardados nela.

É muito útil para quando uma conta chega e você precisa ler depois, pois se guarda na sua caixa de entrada, dificilmente esquecerá-se de pagá-la.

• Arquivos ativos: todos nós temos documentos e papéis que são mais acessados do que os outros e, por conta disso, eles devem ter um lugar especial para facilitar esse acesso.

Ter pastas com divisórias ajuda no momento de mantê-los separados, como por exemplo: uma divisória para contas em aberto, outra para garantias e notas fiscais válidas e assim por diante.

Ter uma pasta apenas para contas que já foram pagas e seus comprovantes, é importante para ter sempre à mão, caso seja necessário em algum momento ou situação.

Entre as divisórias de documentos de uso corriqueiro, tenha uma para encaixar papéis que tenham relação com algum projeto ou ocupação que ainda está em andamento.

 

 

• Documentação pessoal: esse é o tipo de documento mais importante que possuímos e são uns dos únicos que devemos guardar a vida inteira.

Se tratando de algo tão importante e que necessita ser preservado, os documentos pessoais devem ser guardados em um local seguro e confiável.

Um gaveteiro ou pastas com divisões são boas opções para guardar os documentos, sem prejudicá-los.

Enganam-se quem pensa que os documentos pessoais são apenas o RG, CPF e as certidões de nascimento e casamento.

Históricos profissionais e acadêmicos, documentos de imposto de renda, documentos de viagem e muitos outros papéis responsáveis por permitir que você tenha acesso a tudo, também fazem parte desse acervo de documentos.

Um erro bastante comum é manter os documentos de todas as pessoas da casa juntos. O correto é que cada um tenha o seu pequeno acervo, dessa forma, os documentos não se misturam.

• Arquivo morto: contas que já foram pagas e que não são mais desse ano, comprovantes bancários, comprovantes de pagamento feitos nos anos anteriores, tudo isso, deve ser transferido para o arquivo morto.

Todos os documentos que não precisam mais estar tão acessíveis como antes devem ser guardados nele.

Por ser uma das categorias mais usadas, o arquivo morto pode ser uma pasta com diversos compartimentos, gaveteiros ou armários.

Se você deseja ter um arquivo morto digital, para não ocupar tanto espaço com documentos físicos, aproveite seu computador para isso.

Uma boa forma de guardar seu arquivo morto no computador é digitalizando todos os documentos e depois descartando as cópias físicas.

Outra opção é solicitar que boletos e comprovantes bancários sejam feitos online, excluindo a necessidade de esperar uma carta chegar na sua casa ou acumular papéis demais.

Para evitar o acumulo de documentos desnecessários por muito tempo, faça uma revisão periódica de todos os papéis que estão guardados, pois nem todos precisam ser armazenados por muito tempo.

Algumas dicas podem facilitar no momento de saber quais documentos manter no arquivo morto e quais não:

Devem ser mantidos por um ano: canhotos de cartão de crédito e extratos bancários.

Devem ser mantidos por cinco anos: Impostos (IRPF, IPTU e IPVA), comprovantes de pagamento (luz, água, telefones, declarações anuais de quitação de débito, aluguel, cartão de crédito e outros serviços que necessitam de pagamento), contratos e seguros (de vida, carro e imóvel).

Devem ser mantidos por toda a vida: Documentos pessoais, passaportes, escrituras, holerites, carnês do INSS e testamentos.

Existe outra forma de separar os documentos de forma organizada?

Se você deseja usar poucas pastas e caixas para guardar seus documentos, opte por separá-los por categoria e guarde os papéis juntos de acordo com cada segmento.

Uma boa forma de separação de documentos é:

• Seguros: carros, casa, vida, invalidez, etc;

• Finanças: contas bancárias, contas de cartão de crédito, hipoteca e investimentos;

• Propriedades: recibos relativos a casa (reformas, decoração, objetos de valor, etc), manuais e recibos de eletrodomésticos, recibos de compra de automóveis e de oficinas;

• Impostos: recibos do ano e documentos relativos a taxas em geral;

• Registros médicos: todos os laudos e exames que fez e recebeu;

• Registros veterinários: laudos e exames dos animais de estimação;

Separando seus documentos dessa forma você pode ter apenas uma pasta com divisórias etiquetadas para cada categoria.

Para quem tem poucos documentos, essa é a melhor forma de guardar os documentos físicos.

Além de não ter trabalho para separá-los e achá-los, ter apenas uma pasta de papéis ocupa pouco espaço em casa.

Qual parte da casa é ideal para guardar documentos?

Mesmo com os organizadores, é muito importante escolher uma parte ou cômodo da casa para acomodar todos os documentos.

Dependendo do tipo de organizador que você escolheu, você pode fazer com que ele seja parte da decoração da casa.

O ideal é arquivar os documentos em um cômodo seco e que não receba sol direto, pois esse tipo de exposição estraga os papéis com o passar do tempo.

Se você tem um escritório em casa, opte por colocar os organizadores de documento lá, dessa forma, você terá um espaço exclusivo para consultar seus documentos pessoais e profissionais.

Um organizador que combina com esse tipo de ambiente é o gaveteiro. Ele tem um aspecto mais profissional, dispõe de um grande espaço de armazenamento e pode ser encontrados em diversos tamanhos.

É muito importante lembrar que, quando forem armazenados no mesmo cômodo, os documentos profissionais e os pessoais devem sempre ser guardados separadamente, para evitar que se misturem.

Se você deseja guardar seus documentos no quarto, use organizadores que harmonizam com a decoração do cômodo, deixando-o discreto.

Um pequeno armário é uma boa opção para ser instalada no quarto, onde as pastas e arquivos de documentos podem ser acomodados.

Evite guardar os documentos dentro do guarda roupa junto com as peças, isso pode acabar gerando confusão no momento de buscar algum papel.

Uma forma de evitar que isso aconteça é separando uma parte do guarda-roupa apenas para as pastas de documentos.

Como descartar os documentos corretamente?

Seguindo os primeiros passos da organização de documentos, o descarte de papéis desnecessários deve ser feito periodicamente.

Porém, muitos dos documentos possuem dados pessoais que devem ser mantidos fora do contato e conhecimento de outras pessoas.

Quando descartados, esses documentos não podem ser simplesmente amassados e jogados no lixo, pois permite que qualquer pessoa pegue e leia.

Para isso, o descarte correto é sempre colocar os papéis importantes ou que tenham dados pessoais em um triturador de papel.

Se você não possui o triturador, apenas rasgue a folha diversas vezes e coloque em um saco preto de lixo.

Se você tiver a opção de dar os documentos rasgados para a coleta de reciclagem, escolha por ela.

Dessa forma você se livra dos papéis desnecessários e ainda ajuda na reciclagem de outros objetos e materiais.

 

 

Como organizar documentos digitais?

Se você opta por ter documentos digitais, não pense que é impossível de organizá-los em seu computador.

A verdade é que é possível seguir as mesmas dicas dadas para guardar documentos físicos, basta adaptá-las.

Para manter os documentos digitais organizados, separe-os por categorias e salve-os em pastas distintas, para que não se misturem.

Uma das vantagens de usar a digitalização de documentos é que você pode criar inúmeras subpastas dentro da pasta principal.

Como por exemplo:

Pasta principal: finanças

Subpasta: 2018

Subpasta: 2019

Subpasta: 2020

Dessa forma você pode separar todos os seus documentos por ano, de acordo com a emissão deles.

Esse tipo de técnica também pode ser usado para documentos físicos, porém, exigirá mais espaço para guardar e separar cada tipo de categoria e subcategorias.

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